Plan de trabajo para la implementación

Luego de tomar la decisión de crear o mejorar la accesibilidad de un sitio web es importante definir, desarrollar y controlar un plan de trabajo que asegure la implementación efectiva y el mantenimiento de la conformidad con la NTC 5854.

A continuación se presentan una serie de orientaciones las cuales deberían ser ajustadas a las necesidades, naturaleza y tamaño de las organizaciones.

1.  Asigne un líder y establezca un equipo interno de trabajo:

• Asigne un responsable o responsables para gestionar el proyecto con suficiente autoridad, competencia y recursos para: 
• Establecer un plan de trabajo.
• Coordinar el desarrollo las actividades del proyecto. 
• Informar sobre los avances del proyecto. 
• Ser el puente de comunicación entre la organización y los desarrolladores, en caso de que se contraten externamente.
• Conforme un grupo de trabajo interno, considerando personas con diferentes perfiles dentro de la organización, con el fin de contar con un enfoque multidisciplinario para desarrollar el concepto de accesibilidad en su sitio web. Estas personar deberían trabajar bajo las orientaciones del líder o responsable del proyecto.

2. Realice una evaluación inicial y establezca los requerimientos

El líder del proyecto debe coordinar una actividad inicial de diagnóstico, que le permita a la organización:

• Verificar si debe cumplir un nivel mínimo de requisitos (nivel de conformidad) por exigencias legales, de clientes u otras partes interesadas. En caso de organizaciones públicas, tener en cuenta las disposiciones legales, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
• Hacer una evaluación del alcance que se quiere tener con la implementación (nivel de conformidad) y definir cuáles secciones del sitio web es pertinente trabajar, de acuerdo con el tipo de información y público al que se quiere comunicar. Si no se tiene un sitio web, planear cuáles secciones se quieren orientar hacia la accesibilidad y definir su enfoque.
• Evaluar los conocimientos de personas dentro de la organización, en implementación de sitios web accesibles o contratar un equipo que se encargue del desarrollo. Importante tener en cuenta que es recomendable que: 
• Conozcan a fondo la NTC 5854 y de ser posible tener experiencia en diseño y desarrollo de sitios web accesibles. 
• Entiendan las pautas de accesibilidad al contenido web (WCAG 1.0 y WCAG 2.0), estas pautas tienen enfoque técnico y están orientadas para el desarrollador, por lo que se debería contar con experiencia previa en el desarrollo de sitios web con estándares basados en la W3C. El desarrollador debería contar con herramientas de desarrollo enfocadas a la accesibilidad (ATAG).

NOTA No olvide considerar que las propuestas comerciales de los desarrolladores deberían permitirle alcanzar uno de los niveles de conformidad exigidos por la norma, acorde con sus necesidades o las exigencias legales que le sean aplicables.

• Realizar un análisis de brechas frente a su página actual, en caso de que la tenga y los requisitos de la norma para los diferentes niveles de conformidad.

Con toda la información recopilada, el líder del proyecto debería establecer un plan de trabajo y cuantificar los recursos necesarios para llevar a cabo la implementación. Hay que tener en cuenta las inversiones en equipo de desarrollo, infraestructura capacitación monitoreo, actualización, etc. Este plan debe ser aprobado por las instancias pertinentes, dentro de la organización.

3. Implementación del proyecto
El equipo de trabajo seleccionado, bajo coordinación del líder, debería desarrollar el plan de trabajo, según se haya dispuesto. Esto incluye:

• Definir las funciones que van a ser accesibles y hacer pruebas internas y externas sobre su implementación.
• Verificar que el nivel de conformidad que se planeó alcanzar, se cumpla en todas las páginas pre-definidas.
• Hacer pruebas de accesibilidad con usuarios reales sobre el sitio web desarrollado.
• Hacer los cambios y las revisiones resultado de la verificación de conformidad y las pruebas realizadas.
• Documentar la información que se requiera, con el fin de preservar el conocimiento adquirido en reportes, procedimientos instructivos, manuales u otros tipos de documentos similares.

4. Seguimiento y control

Es conveniente que se establezcan los mecanismos de control y seguimiento del proyecto, para garantizar su desarrollo eficaz. Esto puede ser desarrollado directamente por la gerencia u otras instancias dentro de la organización. Ejemplos de los mecanismos que pueden ser empleados, son: el seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo (tiempo, recursos y actividades), el establecimiento de indicadores, auditorías, análisis de reportes, entre otros.

5. Cierre del proyecto

Una vez terminado el proyecto, valide la calidad de los entregables frente a los requisitos iniciales. Igualmente, no olvide dar cierre al trámite de contratos de proveedores, en caso de tenerlos, y consolide las lecciones aprendidas, con el fin de que puedan ser capitalizados en proyectos futuros similares.

6. Mantenimiento del sitio web accesible

A fin de garantizar que se mantienen las condiciones de accesibilidad es importante:

• Asignar un responsable o equipo de trabajo para que periódicamente verifique que las páginas mantengan su condición de accesibilidad y que su resultado sea eficiente para la organización y los visitantes del sitio web.
• Facilitar la retroalimentación de los usuarios del sitio acerca de las funciones de accesibilidad, canalizando y procesando esta información, con el propósito de aprovecharla como información para la mejora de la accesibilidad.
• Vigilar periódicamente buenas y mejores prácticas de accesibilidad, las cuales puedan ser implementadas a futuro.

7. Sáquele provecho a la implementación

Si ha implementado la norma, comuníquelo asertivamente a sus clientes y partes interesadas, para mejorar su imagen y atraer más usuarios a su sitio web. Siga las pautas de la NTC 5854 para hacer las declaraciones de su conformidad con la norma.